RODO dla bibliotek. Kodeks postępowania wspierający we właściwym stosowaniu RODO

Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich udostępnia wszystkim zainteresowanym bezpłatnie, w wolnym dostępie, z zachowaniem praw autorskich, publikację RODO dla bibliotek. Kodeks postępowania wspierający we właściwym stosowaniu RODO. 

Kodeks został opracowany na podstawie przepisów art. 40 RODO, z inicjatywy  specjalistów w zakresie ochrony danych osobowych działających na rzecz bibliotek oraz Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich.

SBP podjęło tę inicjatywę w celu merytorycznego i praktycznego wsparcia bibliotek jako administratorów danych osobowych, dając im wytyczne, jak prawidłowo i skutecznie stosować przepisy RODO. Zawartość Kodeksu była tworzona i konsultowana ze wsparciem środowiska bibliotekarzy w latach 2019-2020.

Kodeks jest skierowany do bibliotek publicznych, w tym działających w ramach ośrodków kultury, pedagogicznych oraz wojskowych. Autorzy uwzględnili różnice wynikające z przetwarzania danych w bibliotekach będących odrębnymi jednostkami, jak i działających w ramach innych jednostek. Kodeks może być wykorzystany także przez inne rodzaje bibliotek.

Stosowanie niniejszego Kodeksu nie zwalnia administratorów ze śledzenia i wdrażania zmian, wynikających z nowelizacji powszechnie obowiązującego prawa, orzecznictwa, czy wytycznych organu nadzorczego. O istotnych zmianach będziemy informować i uwzględniać w Kodeksie.

W lipcu 2020 Kodeks został skierowany do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w celu wydania opinii o jego zgodności z RODO i zatwierdzenia go do stosowania.

Zachęcamy dyrektorów bibliotek i administratorów danych osobowych do zapoznania się z Kodeksem i wykorzystanie go we wdrażaniu ochrony danych osobowych w bibliotece.

Uwagi i opinie prosimy przekazywać do Biura ZG SBP na adres: biuro@sbp.pl.

Joanna Pasztaleniec-Jarzyńska
Przewodnicząca SBP

[Aktualizacja 28.10.2021 r.]

Zakończenie prac nad Kodeksem RODO dla bibliotek

Informujemy, że Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich oraz redaktorzy opracowania „RODO dla bibliotek. Kodeks postępowania wspierający we właściwym stosowaniu RODO” podjęli decyzję o zamknięciu projektu bez dalszego ubiegania się o jego zatwierdzenie przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

29 września 2021 r. Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich, które przedłożyło projekt kodeksu Prezesowi UODO otrzymało odpowiedź, w której przedstawiciel organu nadzorczego przedstawił swoje uwagi do opracowania. W przedmiotowych uwagach  zostały przywołane kwestie formalno-proceduralne i przedstawiono wizję kodeksów postępowania zatwierdzanych w przyszłości przez organ nadzorczy. Wizja ta odbiega od przyjętych przez SBP, redaktorów, autorów i podmioty współpracujące założeń tego projektu. Prezes UODO oczekuje syntetycznego opracowania, które nie będzie miało charakteru podręcznika/poradnika, a w swojej formie i treści będzie bardziej przypominało akty normatywne, z przejrzystą i zawierającą numery strukturą. W piśmie wskazano m.in., iż „Kodeks nie jest miejscem na rozważania teoretyczne i przedstawianie różnych możliwości interpretacyjnych przepisów z zakresu ochrony danych osobowych i tym różni się od podręcznika”.

Stowarzyszenie i redaktorzy opracowania w związku z powyższym, rezygnują z dostosowywania już udostępnionej wersji „kodeksu”,  w celu dalszego dążenia do jego zatwierdzenia. Intencją nadrzędną nie było bowiem stworzenie opracowania, które zatwierdzi Prezes UODO, lecz dostarczenie kadrze zarządzającej i pracownikom bibliotek wartościowego opracowania właśnie w formie podręcznika, na podstawie ich bogatych doświadczeń współpracy z licznymi bibliotekami i innymi instytucjami kultury. W takim celu SBP podjęło inicjatywę opracowania a następnie nieodpłatnego udostępniania „kodeksu”. Doświadczenia autorów i członków stowarzyszenia SBP wskazują jednoznacznie, iż takie opracowanie było bardzo potrzebne i ma realny wpływ na bezpieczeństwo danych osobowych w bibliotekach.

Biorąc pod uwagę przedstawione uwarunkowania zachęcamy do dalszego stosowania opracowania, pod zmienioną nazwą „Poradnik RODO dla bibliotek”, które bibliotekarze mogą traktować jako poradnik/podręcznik stworzony przez grupę specjalistów wspieranych przez konsultujących opracowanie praktyków pod patronatem Stowarzyszenia Bibliotekarzy Polskich.  Zachęcamy bibliotekarzy do zgłaszania uwag i aktualizacji do aktualnej wersji opracowania, aby mogło jak najlepiej i jak najdłużej służyć naszej branży.

Poradnik RODO dla bibliotek | Czytaj online
(Dokument PDF):