Jak opowiadać o działaniach biblioteki przed samorządem

Dla większości osób występowanie publiczne to generator stresu, nocny koszmar lub zło konieczne. A już coroczne sprawozdanie z działalności dla samorządu, wielu dyrektorom bibliotek wydaje się być kolejną czasochłonną, stresującą czynnością, z efektami której mało kto się zapozna i doceni. Chyba że…

uatrakcyjnisz przekaz i przykujesz wreszcie uwagę samorządowców, pokazując bibliotekę w zupełnie inny, atrakcyjniejszy sposób, a sobie ułatwisz zadanie uporządkowaną strukturą. 

Jak? PRB zachęca, aby początek roku i sprawozdanie z działań biblioteki potraktować jako rzeczniczą okazję i, oprócz przygotowania samego dokumentu, przygotować również prezentację i wystąpienie przed samorządem.

Często bibliotekarze narzekają, że sprawozdań nikt nie czyta, dlatego atrakcyjny (pod warunkiem przestrzegania zasad i nieprzeładowania treścią) i skuteczny sposób informowania samorządowców o działaniach, sukcesach i potrzebach biblioteki.

W ramach dobrych praktyk PRB prezentuje sprawozdanie z działalności Miejskiej Biblioteki Publicznej w Człuchowie w formie prezentacji Power Point. Publikowana prezentacja wykorzystuje anglosaską strukturę STARR, która pomaga uporządkować treść wypowiedzi w pięciu punktach:

• Situation (Sytuacja): Jaka była sytuacja wyjściowa? W tym miejscu opisujesz zasoby i wyzwania swojej biblioteki w roku, którego dotyczy sprawozdanie.
• Tasks (Cele): Co chcieliście osiągnąć? Wymieniasz cele, które postawiliście, pokazujesz, co biblioteka próbowała osiągnąć.
• Action (Działanie): Co i jak zrobiliście, aby osiągnąć założone cele? Tutaj opowiadasz działania, w prezentowanej dobrej praktyce zaproponowano strukturę KAWIE, która porządkuje działania biblioteki w pięciu obszarach i dzieli je aktywności związane z: kulturą, animacją, wiedzą, informacją i edukacją.
• Results (Rezultaty) – Co było rezultatem waszych działań? Jakie były największe sukcesy biblioteki?
• Recommendation (Rekomendacje) – Jakie macie potrzeby na kolejny rok? O jakie wsparcie apelujecie, aby móc odnosić jeszcze większe sukcesy?

Prezentowaną dobrą praktykę można pobrać w postaci otwartej do edycji prezentacji w programie Power Point, którą możesz potraktować jako formatkę do opisu własnych działań.

Źródło: PRB